📢 2026 年 10 月更新
Google 已在 2026 年 7 月將 NotebookLM 更名為 Gemini Notebook，網址與操作方式大致相同，文中的步驟一樣適用。為了保留原文脈絡，以下仍沿用 NotebookLM 這個名稱。
身為專案經理與顧問，我的工作日常常常被兩件事塞滿，一是開不完的跨部門會議，二是寫不完的會議紀錄。
手上同時跑四、五個專案是常態，每次散會，腦袋裡只剩零碎的片段。
- 主管或客戶剛剛提的那個特殊限制，到底是什麼？
- 誰說要在這週五前交 API 規格？
- 吵了半天的架構決策，最後到底決定哪一個？
前陣子很流行「AI 錄音筆」，錄完音自動幫你轉文字、做摘要，確實打中痛點。但一支動輒數千元，有些還要另外按月付轉錄費，對講求投資報酬率的專案工作者來說，實在很難說服自己下手。
其實你不需要買任何新設備。用手機內建的錄音功能，再搭配 Google 的 NotebookLM，10 分鐘就能把一小時的會議整理成可以直接寄出的紀錄，而且一毛錢都不用花。
為什麼用 NotebookLM，而不是直接丟給 ChatGPT？
用一般的 AI 聊天工具整理會議，我最常遇到兩個問題。
第一，中英夾雜的術語很容易聽錯。 專案現場滿口「POC、SLA、Deploy、驗收標準」，再加上公司或客戶內部的專案代號，轉文字只要錯一點，後面的摘要就跟著歪掉。
第二，AI 會自己腦補。 會議明明沒講到的事，AI 卻憑「感覺」多生出一條待辦事項，這在顧問工作裡是會出事的。
NotebookLM 的特色是只根據你給它的資料回答。你上傳的音檔會先轉成逐字稿，之後它的每個回答都會附上引用編號，點下去就能跳回原始段落。它不保證百分之百正確，但「可以回頭查證」這件事，正是會議紀錄最需要的。
更棒的是，你可以把同一個專案的會議錄音、需求規格書、過去的簡報都放進同一本筆記本。這樣它就不只是一次性的轉文字工具，而是一位掌握整個專案來龍去脈的 AI 秘書。
6 個步驟，零成本打造 AI 會議秘書
步驟一、開會時直接錄音（記得先取得同意）
開會前，打開手機或筆電內建的錄音工具（iPhone 的「語音備忘錄」或 Android 的錄音機都可以），放在收音清楚的位置就好。
💡 顧問小提醒
錄音前請先口頭告知並取得與會者同意，這是基本的專業與尊重。我習慣開場就直接說「為了會後紀錄完整，這場會議我會錄音，整理好會寄給大家確認」。通常沒有人會反對，反而會覺得你做事很仔細。
而且說實話，一般會議談的多半是專案進度和作業細節，很少碰到真正極機密的營業資料。更何況一家公司的經營方向和做法，往往有它不可取代的地方，就算內容被別人聽到，也很難照著複製。所以大方告知要錄音，其實比偷偷錄更能建立信任。
步驟二、把錄音檔丟進 NotebookLM
- 前往 Google NotebookLM 並登入 Google 帳號。
- 點「新增筆記本」，建議一個專案開一本，用專案名稱命名，例如
專案A_系統導入。 - 點「新增來源」，上傳會議錄音檔。MP3、WAV、M4A 等常見格式都可以。
上傳後，NotebookLM 會自動把錄音轉成文字。一小時的會議，通常幾分鐘內就處理完了。
步驟三、貼上整理會議紀錄的指令
不要只打一句「幫我整理會議紀錄」，這樣出來的結果通常很空泛。下面是我實際在用、以專案管理為主的指令，可以直接複製使用。
請根據「本次會議音檔」整理一份會議摘要。
請完全依照音檔內容，沒有提到的不要自己補充，不確定的地方請標註「待確認」。
請依照以下格式輸出
1. 會議主題與目標（一到兩句話，說明這次會議要解決什麼問題）
2. 關鍵共識與決策（條列最後拍板的決定，並註明是誰提出或同意）
3. 待辦事項（用表格呈現，欄位為「事項｜負責人或單位｜期限」，會議中沒講期限的請填「未約定」）
4. 還沒決定的議題與風險（需要後續追蹤、確認的事項）
5. 需要校正的專有名詞（列出你不確定有沒有聽對的術語、人名或系統名稱）
第 5 點是我的私房做法。讓 AI 主動把沒把握的專有名詞挑出來，你只要花幾分鐘校正，就不會讓錯字一路傳到主管或客戶手上。
步驟四、點引用回頭查證，有疑問就追問
摘要出來後，才是真正發揮價值的時候。覺得哪裡怪怪的，就直接點引用編號回去對照逐字稿，或是繼續追問，例如
- 「這次會議對驗收標準提了哪些具體條件？請列出原話。」
- 「這次會議有沒有人提到預算或時程的顧慮？」
- 「哪些待辦事項還沒有明確的負責人？」
這就是我一直堅持的原則，產出交給 AI，把關留給人。寄出去的紀錄代表的是你的專業，不是 AI 的。
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步驟五、匯出成 Word 文件
會議紀錄最後通常要寄給與會者、主管或客戶，或存進專案資料夾。我會依情況用兩種方式交付。
簡單做法（適合大部分人）
用回答下方的「複製」按鈕，貼到 Google 文件，標題、條列和表格格式都會保留，再下載成 Word 檔就完成了。
我自己的做法（排版更整齊）
NotebookLM 複製出來的內容其實是 Markdown 格式。我會把它貼到線上轉換工具，直接轉成 Word 檔下載，表格和標題的格式都能完整保留，不用另外安裝任何軟體。
小提醒，線上轉換工具是第三方網站，如果會議內容比較敏感，建議改用上面的 Google 文件做法比較保險。
步驟六、讓筆記本變成專案知識庫
這一步很多人沒用到，但其實最強大。每次開完會，都把錄音加進同一本筆記本，再把需求文件、報價單、規格書一起放進去。幾週之後，你就能問出這樣的問題。
- 「比較這三次會議，大家對報表需求的說法有什麼改變？」
- 「到目前為止，還有哪些待辦事項一直沒完成？」
- 「第一次開會提到的痛點，後來的方案有沒有解決到？」
到這個階段，它已經不只是會議秘書，而是一位記得專案大小事的專案助理。免費版每本筆記本最多可以放 50 個來源，一般專案綽綽有餘。
延伸應用，系統導入的需求訪談
如果你跟我一樣在做系統導入（例如 Odoo），需求訪談會議最適合用這套方法。訪談時客戶講的是業務上的語言，顧問要做的，是把它翻譯成系統上的語言。訪談結束後，可以再多貼這段指令。
請依據本次需求訪談內容，整理一份 Fit/Gap 初步清單。
- 用表格呈現「業務流程｜客戶描述的現況作法｜客戶期望｜是否可能需要客製（是／否／待評估）」
- 另外列出客戶有提到但沒講清楚、下次訪談需要再確認的問題
它當然不能取代顧問的專業判斷，但能大幅縮短「聽懂」和「整理」的時間，讓你把力氣花在真正需要判斷的地方。
使用之前，必看的 3 個提醒
1. 機密會議，先看合約再說
合約的保密條款和公司的資安規定，永遠比任何效率工具優先。涉及機密的會議，建議用公司的 Google Workspace 帳號（企業版的資料保護比較完整），不要用個人帳號。
2. 錄音品質決定一切
多人開會時，手機盡量靠近主要發言的人。線上會議就直接用會議軟體內建的錄音功能，效果會比用手機外錄好很多。
3. 寄出前一定要自己再看一遍
AI 不會為你負責，寄出去的紀錄掛的是你的名字。最後的品質還是要由人來把關，看到錯字、人名寫錯，或是和實際討論不符的內容，一定要動手修正，不要照單全收。特別是「負責人」和「期限」這兩欄，一旦寫錯，最容易引起爭議。
把省下的時間，拿去做真正重要的事
這套方法讓我每週花在會議紀錄的時間，從好幾個小時縮短到每場十來分鐘。省下來的時間，我拿去做 AI 做不到的事，像是釐清需求背後真正的問題、判斷專案風險，還有和人好好溝通。
你現在都怎麼整理會議紀錄呢？如果你的團隊正在評估導入 AI 工具，卻不知道從哪裡開始，歡迎留言或與我聯繫，一起聊聊怎麼讓 AI 真正幫上業務的忙。